Wie Turnkey einem Unternehmen dabei half, die Kosten für SAP-Lizenzen zu halbieren...

Der Hintergrund: Die neue Welt der SAP-Lizenzierung 

Die Art und Weise, wie SAP lizenziert wird, ändert sich grundlegend. Wie wir hier beschrieben haben, basiert die neue FUE-Lizenzstruktur (Full Use Equivalent) von SAP auf der Bereitstellung von Rollen und Berechtigungen und nicht wie bisher auf der tatsächlichen Nutzung. In diesem Modell werden bestehende Benutzer in Nutzungstypen umgewandelt, die gewichtet und zu "Full Use Equivalents" oder FUEs werden.  

FUEs sind zwar nicht verhandelbar, aber keine Sorge, die Änderung kann für Ihr Unternehmen eine gute Nachricht sein. Das neue SAP-Lizenzierungsmodell bringt willkommene Klarheit und Objektivität in ein bisher komplexes System. In den vier Nutzungsarten, aus denen sich die FUE-Struktur zusammensetzt, wurden viele Funktionen in kostengünstigere Benutzergruppen verschoben, was Unternehmen, die sicherstellen, dass ihre Rollen und Berechtigungen zweckmäßig sind, Einsparungen bei den Lizenzgebühren  

Aber jetzt ist es an der Zeit, Ihre Rollen und Berechtigungen richtig zu gestalten. SAP nutzt die Möglichkeiten der S/4HANA- und RISE-Cloud-Migration, um Unternehmen auf die neue Lizenzierungsstruktur umzustellen. Unternehmen, die Transformationsprojekte planen oder sich in einem frühen Stadium befinden, haben daher sofort die Möglichkeit, ihre Rollen und Berechtigungen richtig zu dimensionieren, Lizenzgebühren zu sparen und dabei ein Zielsicherheitsmodell zu etablieren. Insbesondere mit RISE hat SAP einen Echtzeit-Einblick in Ihre Lizenzposition, was den Spielraum für nachträgliche Verhandlungen verringert.  

Bei Turnkey haben wir diesen Weg mit zahlreichen Kunden beschritten und dabei aus erster Hand erfahren, wie die richtige Herangehensweise an die SAP-Lizenzierung einen enormen Wert schaffen kann, insbesondere im Kontext von S/4HANA- und RISE-Cloud-Migrationen. In diesem Blog berichten wir über einen aktuellen Kundenerfolg, der genau zeigt, was möglich ist, wenn Sie Ihre Rollen und Berechtigungen richtig dimensionieren und die Umstellung der SAP-Lizenzierung strategisch angehen. 

Die Herausforderung: Entwirrung des jahrelangen Zugangsaufbaus 

Unser Kunde, der seit vielen Jahren SAP betreibt, stellte fest, dass die Rollen im Laufe der Zeit nicht mehr mit den Geschäftsprozessen übereinstimmten. Infolgedessen stiegen die Zugriffsrechte allmählich über das notwendige Maß hinaus. Der erste S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR), der die Möglichkeit bietet, zukünftige S/4HANA RISE-Lizenzanforderungen zu simulieren, ergab insgesamt 1.300 FUEs - eine Zahl, die unseren Kunden vom Stuhl fallen ließ.  

Dafür gibt es mehrere Gründe, die in vielen Unternehmen, die SAP einsetzen, anzutreffen sind: 

• Inkrementelles Abdriften: Unzureichende Rollenpflege im Laufe der Zeit, ohne dass der Zugang, den die Personen benötigen, mit dem verglichen wird, den sie beantragen. 
  
• Fehlende Governance: Keine designierten Rolleninhaber, die den Überblick darüber behalten, wer Zugang zu was hat und für die Zugangskontrolle im Laufe der Zeit verantwortlich sind. 
  
• Organisatorische Herausforderungen: Der Wechsel von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen führt dazu, dass die Grenzen zwischen verschiedenen Rollen und Zugriffsebenen verschwimmen. 
  
• Auswirkungen der alten und neuen Lizenzen: Der Mangel an Verhandlungsmöglichkeiten unter dem neuen System hat Rollen und Berechtigungen plötzlich in den Mittelpunkt gerückt. 
  
  

Die Lösung: Unsere Lösung in vier Schritten 

Der beste Weg, die SAP-Lizenzierung des Kunden zu optimieren, bestand darin, die aktuellen Rollen und Berechtigungen zu bewerten und übermäßige Zugriffsrechte entsprechend zu korrigieren. Zu diesem Zweck arbeiteten unsere SAP-Experten eng mit dem Team des Kunden zusammen und folgten dabei unserem vierstufigen Prozess: 

• Erste Bewertung: Anhand des STAR-Berichts des Kunden erarbeiteten wir zunächst ein umfassendes Verständnis der bestehenden Lizenzzuordnung und der Nutzertypen und gingen dann der Frage nach, was dies unter dem FUE-Modell bedeuten würde. Es war von entscheidender Bedeutung, diesen Bericht zunächst intern auszuführen und etwaige Probleme zu beheben, bevor wir ihn an SAP weitergaben. So konnte der Kunde sein Audit von der bestmöglichen Position aus beginnen. 
  

• Bewertung der Lücke: Wir führten eine schnelle viertägige Gap-Bewertung durch, bei der wir die Turnkey-eigene Methodik und fortschrittliche Analyseverfahren mit den Daten und Lizenzierungsregeln des Kunden kombinierten. Dabei wurden die ECC-Umgebung und die Nutzungsmuster der letzten 12 Monate untersucht. Anschließend identifizierten wir Quick Wins und führten eine Zielzustandsmodellierung auf der Grundlage von Diskrepanzen zwischen dem bereitgestellten Zugang und der tatsächlichen Nutzung durch. 
  

• Empfehlungen zur Rollensanierung: Turnkey untersuchte dann, wie eine vollständige Rollensanierung in der gesamten Organisation aussehen würde, und welche entscheidenden Vorteile daraus gezogen werden können.  

Daraus ergibt sich einerseits eine bessere Compliance, und andererseits eine womöglich erhebliche Lizenzkosteneinsparungen

• Validierung der Ergebnisse: Um den Prozess abzuschließen, führte der Kunde den STAR-Bericht erneut durch, um die vorgeschlagenen Verbesserungen und die Gesamtkapitalrendite des Kunden zu quantifizieren. Dieser Bericht wurde dann für die Einreichung bei SAP vorbereitet, damit die korrekten Lizenzgebühren im Rahmen des neuen Systems angewendet werden konnten, nachdem wir die empfohlenen Abhilfemaßnahmen abgeschlossen hatten. 

Die Ergebnisse: Die Hälfte der Lizenzen, doppelt so viele Kontrollen 

Für diesen Kunden wurde die ideale Anzahl von FUEs von ursprünglich 1.300 auf 650 reduziert. In Anbetracht der Investitionen, die für die Einführung von SAP in großen Unternehmen erforderlich sind, führte dies zu deutlich niedrigeren Lizenzgebühren.  

Der Kunde war auch in der Lage, weitere Geschäftsvorteile zu erkunden, darunter: 

• Verringerung des Risikos durch die Rückkehr zum Prinzip des "am wenigsten privilegierten" Zugangs. 

• Verbesserungen bei der Einhaltung der Vorschriften durch Beseitigung unnötiger Zugriffe, die wichtige Kontrollen und Abgleiche umgehen. 

• Effizienzsteigerung durch Verringerung der betrieblichen Reibungsverluste, Beschleunigung der Prozesse und Senkung des Verwaltungsaufwands. 

Diese Ergebnisse belegen den Wert der richtigen Größenordnung von SAP-Lizenzen.  

Bei einer effektiven Lizenzoptimierung geht es jedoch nicht nur darum, die Anzahl der Lizenzen zu reduzieren, sondern auch darum, den goldenen Mittelweg zwischen aktuellem Bedarf und künftigem Wachstum zu finden. Schließlich stehen Unternehmen nicht still, und die Lizenzanforderungen können im Laufe der Zeit steigen, insbesondere wenn Organisationen expandieren.  

Aus diesem Grund sind unsere Lizenzprüfungen auch nicht präskriptiv. Sie sind so konzipiert, dass sie Ihnen Empfehlungen geben, die auf dem Gesamtbild Ihrer Lizenzierungssituation basieren und die allgemeine Unternehmensstrategie und -ziele im Blick haben. Obwohl wir für diesen Kunden ein FUE-Basisziel von 650 Lizenzen allein auf der Grundlage der Nutzung festgelegt hatten, entschied er sich, mehr Lizenzen zu erwerben , um seinen Wachstumsbedarf abzusichern und die Vorteile von mehr Rechenleistung zu nutzen. 

Die wichtigsten Erkenntnisse: Was das für Sie bedeutet  

Für jedes Unternehmen, das eine S/4HANA- oder RISE-Cloud-Migration plant, unterstreicht diese Fallstudie den Wert einer möglichst frühzeitigen Lizenzprüfung. Sie erspart Ihnen Zeit, Geld und den Stress, Rollen und Berechtigungen im Nachhinein neu zu definieren. In diesem Fall trugen die gewonnenen Erkenntnisse auch dazu bei, einen überzeugenden Business Case für die RISE-Migration zu erstellen, der den wichtigsten Entscheidungsträgern die Möglichkeit eröffnete, gleichzeitig ihr Risiko zu verringern, ihre Compliance zu verbessern und den Druck auf das Endergebnis zu verringern. 

Turnkey kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass jeder Benutzer vor der Migration oder dem nächsten Audit über die richtigen Rollen und Berechtigungen verfügt.  

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und machen Sie den ersten Schritt auf dem Weg zu geringeren Lizenzkosten, verbesserter Sicherheit, reibungsloseren Abläufen und maximaler organisatorischer Effizienz.