Dans un environnement professionnel en constante évolution, l'efficacité et la fiabilité des contrôles internes, notamment les contrôles compensatoires, sont essentielles pour garantir la sécurité et la conformité des opérations. Or, les méthodes manuelles traditionnelles, souvent chronophages et sujettes à erreurs, peinent à suivre le rythme des exigences actuelles. L'automatisation des contrôles compensatoires s'impose donc comme une solution incontournable pour optimiser les processus, libérer du temps précieux aux équipes et renforcer la fiabilité des résultats.
Les défis des contrôles compensatoires manuels
La gestion des contrôles compensatoires repose encore largement sur des processus manuels dans de nombreuses entreprises. Cette approche présente plusieurs limitations :
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Consommation excessive de temps et de ressources : La saisie, la vérification et le traitement manuels des données sont chronophages et mobilisent des ressources qui pourraient être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Risque d'erreur accru : Les erreurs humaines sont inévitables dans les processus manuels, ce qui peut entraîner des inexactitudes dans les données et compromettre l'efficacité des contrôles.
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Manque de visibilité et de traçabilité : Les données dispersées et le manque de centralisation rendent difficile le suivi des contrôles, l'identification des anomalies et la production de rapports précis.
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Difficulté à s'adapter à l'évolution des besoins : Les processus manuels sont rigides et difficilement adaptables aux changements de réglementation, aux nouvelles menaces ou à l'évolution des activités.
Modélisation de l’automatisation d’un contrôle compensatoire sous ACL Analytics
L'automatisation du contrôle compensatoire sous ACL Analytics repose sur l'extraction et l'analyse croisée de données provenant de SAP GRC et SAP. Concrètement, la solution extrait les tables GRACMIT* contenant les données du contrôle compensatoire, ainsi que les tables Master data, [par exemple: USR02 pour les utilisateurs] et les tables métiers, [par exemple: BKPF pour les en-têtes de documents comptables] contenant les informations sur les contrôleurs, les utilisateurs et les données métiers pertinentes. Ces tables sont ensuite jointes dans ACL Analytics en utilisant les champs [Exemples : UserID, RoleID] afin d’identifier les utilisateurs présentant des risques de Ségrégation des Tâches (SoD), tels que l'accès simultané à la création et à la validation de factures, ou la modification de données maître et l'approbation des changements associés. L'ensemble de la procédure est automatisé via un script ACL, exécutable à une fréquence définie (par exemple, mensuellement).
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Génération de rapports :
Pour notre exemple, deux types de rapports ont été générés par ACL Analytics :
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Fichiers Excel: Destinés à chaque contrôleur, ces fichiers offrent un suivi détaillé des résultats et garantissent la traçabilité du contrôle compensatoire.
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Export vers Diligent one: les résultats sont également exportée vers la plateforme collaborative Diligent one, plus précisément dans le module "Résultats".
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Notification des contrôleurs et suivi :
L’application "Résultats" de la plateforme Diligent one prend le relais pour la diffusion des résultats et le suivi du contrôle :
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Notifications : Le module déclenche l'envoi automatique de notifications par email aux contrôleurs concernés. Ces notifications incluent la liste des utilisateurs présentant un risque SoD potentiel.
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Questionnaires : Un questionnaire accompagne chaque notification pour accuser réception des informations et faciliter la mise en place d'actions correctives.
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Suivi : Ce processus de notification et de suivi est généralement mensuel, permettant un contrôle régulier et une remédiation rapide des risques.
Bénéfices et perspectives
L'automatisation des contrôles compensatoires offre de nombreux avantages pour les entreprises :
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Efficacité opérationnelle accrue : Réduction significative du temps et des ressources consacrés aux contrôles.
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Fiabilité et précision accrues : Minimisation des erreurs humaines et garantie de la qualité des données.
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Meilleure visibilité et contrôle : Tableaux de bord et rapports personnalisables pour un suivi précis des contrôles.
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Conformité renforcée : Respect des exigences réglementaires et des normes internes.
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Libération du potentiel des équipes : Recentrage des équipes sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Recommandations
Afin de concrétiser les bénéfices de l'automatisation des contrôles compensatoires avec ACL Analytics, il est recommandé de :
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Réaliser un Proof of Concept (POC) : Mettre en place un projet pilote pour valider l'efficacité de la solution et identifier les ajustements nécessaires.
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Former les équipes : Assurer la montée en compétence des équipes sur l'utilisation d'ACL Analytics et les processus automatisés.
Mettre en place un suivi régulier : Suivre en permanence les performances de la solution et procéder aux ajustements nécessaires pour garantir son efficacité à long terme.
Conclusion
L'automatisation des contrôles compensatoires est un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant améliorer leur efficacité, leur fiabilité et leur conformité. ACL Analytics, désormais intégrée à la suite de solutions de Diligent, représente une solution complète et performante pour relever ce défi, permettant aux entreprises de libérer le potentiel de leurs équipes et de se concentrer sur leurs objectifs stratégiques.
